L’organisation d’une animation suppose premièrement de construire votre animation en équipe, il faudra un bon relationnel avec l’ensemble des acteurs : les bénévoles, les élus, les commerçants, la coordination départementale, les sponsors etc.

 

La mise en place d’une animation Téléthon nécessite une accréditation de votre coordination locale. Contactez-la au plus vite : vous trouverez ses coordonnées en cliquant ici.

Vous pourrez échanger avec la coordination au sujet de votre animation, de sa mise en place et de la remontée des fonds. Prenez contact dès que possible avec votre coordination : vous pouvez organiser un événement à la date que vous souhaitez, mais toujours en collaboration avec la coordination.

 

Parallèlement, vous constituez une équipe projet Téléthon avec différents acteurs tels que le chef de projet (celui qui coordonne et qui est en contact avec la coordination Téléthon), le(s) responsable(s) sécurité, le(s) responsable(s) achats, le(s) responsable(s) matériel, le(s) responsable(s) communication et visibilité, un(e) trésorier(e) etc.

Le relationnel établi avec l’ensemble de l’équipe créera une ambiance conviviale, ce qui permettra d’attirer un grand nombre de participants et garantira leur présence l’année suivante.

Deuxièmement, il est important de privilégier les animations faciles à mettre en place en fonction de vos objectifs, des moyens financiers mis à disposition ainsi que du nombre de bénévoles présents dans votre équipe.

Pensez à anticiper car une animation réussie se prépare longtemps à l’avance, il est donc nécessaire de s’appuyer sur un planning clair (déterminer les dates limites, les différentes actions à effectuer, etc.) et faire des réunions régulièrement afin de garder les troupes motivées et centrées sur l’objectif.
Il est également important de penser aux aléas qui pourraient survenir en dernière minute. Il s’agit du facteur risque. Cependant dans le cadre d’une animation simple, ce facteur est revu à la baisse.

Organisez-vous également pour tout ce qui est l’après-animation, c’est-à-dire le rangement, la remontée des fonds à la coordination Téléthon, le bilan de votre animation, les remerciements à votre équipe, vos partenaires, la presse locale etc.

Troisièmement, budgétisez votre événement afin d’éviter d’avoir de trop grosses dépenses à votre charge. Tentez de trouver des sponsors ou tentez d’obtenir la gratuité pour des locations de salle par exemple, cela mettra toutes les chances de votre côté pour maximiser le montant de votre collecte. Ainsi votre collecte au profit de la recherche et de l’aide aux malades sera optimisée. Enfin, veillez aux règles de sécurité et informez les médias de votre investissement en faveur du Téléthon.