QUESTIONS FREQUENTES POUR LES COORDINATIONS

(Lien vers Questions fréquentes pour les organisateurs)

– ACCES – ANNUAIRES – CONTRATS – SIGNATURE – PILOTAGE – VISIBILITÉ – PAGES DE COLLECTE –
 

ACCES

  • Je n’ai plus accès à mes fonctionnalités et à mon menu habituel, comment faire ?
    • Il est probable que le mandat sélectionné ne soit pas votre mandat principal. Pour le modifier, il vous suffit d’aller en haut à droite et de sélectionner votre mandat. C’est principalement le cas quand vous avez un mandat de délégation de signature.

ANNUAIRES

  • Est-ce que je peux supprimer un contact ou une structure ?
    • NON. Un contact ou une structure ne peuvent pas être supprimés tant qu’ils sont rattachés à un contrat, même ancien. Si vous voyez qu’ils ne reliés aucun contrat, contactez @Support Outils Force T pour que nous fassions la suppression.
  • Est-ce que je peux modifier l’adresse email de mes contacts ?
    • Oui et Non 🙂
    • OUI, pour les nouveaux contacts tant que le contrat n’est pas envoyé en signature. C’est le seul cas où vous pouvez le faire.
    • NON pour tous les autres cas. L’email est une donnée personnelle liée à la sécurité informatique, vous devez donc nous contacter au @Support Outils Force T.
    • Vous pouvez par contre modifier sans problème l’adresse email de vos structures.
  • Je créé un nouveau contact et j’ai un message d’erreur « L’email existe déjà », que faire ?
    • Dans ce cas, effectuez une recherche sur l’adresse email du contact pour voir la fiche du contact déjà existant et son historique de contrat. Vous pouvez alors le modifier si nécessaire avant de l’associer à un contrat.
    • Cela peut être du également à des doublons, des triplets (voire plus) de contacts. Dans ce cas n’hésitez pas à nous contacter pour faire un peu de « ménage ».
  • La recherche par code postal ne fonctionne pas toujours, pourquoi ?
    • Les adresses récupérées de Force T ne contiennent pas de Code INSEE et de Code Postal. La recherche ne fonctionnera donc que pour les contacts et structures pour lesquels l’adresse a été corrigée. Cela s’améliorera petit à petit au fil des corrections.

CONTRATS

  • Mon contrat est en préparation et je n’arrive pas à le valider. Que se passe-t’il ?
    • Les couleurs des pastilles sur le bandeau des étapes indiquent s’il manque des informations obligatoire (pastille grisée). Une fois toutes les informations obligatoires renseignées, vous pourrez valider le contrat, il sera alors « En validation » et vous pourrez l’envoyer « En signature ».

  • Le contrat est renouvelé mais le contact organisateur (ou autre contact) change, comment faire ?
    • Dans ce cas, il est indispensable de créer une nouvelle fiche contact et de l’associer au contrat en étape 2 de préparation. NE MODIFIEZ PAS LA FICHE CONTACT de l’ancien organisateur, cela sera répercuté sur tout l’historique des contrats.

  • Comment faire le renouvellement d’un contrat 2023 particulier qui passe en structure en 2024 ? ou inversement ?
    • Vous ne pouvez pas faire l’action quand le contrat est en préparation (anomalie de l’outil), il faut valider le contrat.
      • Pour un contrat dématérialisé, lorsqu’il sera en statut en validation, vous pourrez faire la modification en allant dans Informations Générales et en cliquant sur le petit crayon dans le 1er encart Organisation.
      • Pour un contrat papier qui sera alors « Accrédité », contactez-nous pour la modification.
    • Si une erreur était présente sur le contrat 2023, contactez-nous et nous le corrigerons avant votre renouvellement.
  • Quand je passe à l’étape 4, j’ai le message « La commune ne fait pas partie du périmètre de votre coordination« , que faire ?
    • Les adresses récupérées de Force T ne contiennent pas de Code INSEE et de Code Postal. AGIR ne peut donc pas faire le contrôle d’appartenance à la coordination. Pour débloquer, il faut modifier le champ « Adresse » dans l’onglet « Animation principale » pour récupérer une adresse complète avec code postal.
  • Comment annuler un contrat ?
    • Si le contrat est « En préparation » vous pouvez le supprimer complètement.
    • Si le contrat est « En vérification » ou « En validation », vous pouvez le passer en statut « Abandonné » si votre profil le permet.
    • Si le contrat est « En signature », il faut attendre que la demande de signature soit expirée : le contrat revient alors automatiquement « En validation » et peut donc être abandonné.
  • Peut-on retrouver les cartes d’accréditation ?
    • Il n’y a pas de cartes d’accréditation dématérialisées. L’organisateur peut montrer son contrat signé qui est le seul document officiel prouvant son engagement. Vous pouvez aussi donner, si vraiment nécessaire, la carte papier.
SIGNATURE
  • APRES l’envoi du contrat PDF en signature, je m’aperçois d’erreurs et je les corrige dans AGIR. Malgré tout, le PDF garde les anciennes valeurs, est-ce normal  ?
    • OUI, une fois que le document PDF est parti en signature YouSign, il ne peut plus être modifié.
    • Pour de « petites » erreurs, le document peut être signé en l’état et c’est ce que nous vous conseillons dans la majorité des cas.
    • Pour de « grosses » erreurs, il faut nous contacter afin que nous annulions manuellement la signature. Vous pourrez ensuite recommencer. Sachez que cette solution est un peu lourde pour nous, et génère des coûts supplémentaires mais … mieux vaut ça que de perdre un contrat bien sûr.
  • Est-ce que je peux faire des modifications après signature ?
    • Sur les données du contrat (onglet « Informations générales ») vous pouvez modifier l’animation principale et les estimations.
    • Les activités peuvent être créées et modifiées à tout moment.
  • Comment relancer mon organisateur pour la signature du contrat ?
    • Dans l’onglet « Synthèse », vous pouvez cliquer sur le bouton « Envoyer un rappel » ou récupérer le lien en cliquant sur « Récupérer le lien de signature (organisateur) » et lui envoyer par mail.

PILOTAGE

  • A quoi correspondent les colonnes MKT hors PA et PA dans les résultats des communes du module pilotage ?
    • PA signifie « Prélèvement automatique », c’est-à-dire les donateurs mensualisés pour le don.
    • Le marketing hors prélèvement automatique correspond à toutes les opérations de marketing direct : courrier, email ….
  • J’ai besoin de voir en 1 clic en 1 seconde une vision globale de la collecte, où puis-je trouver l’information ?
    • Dans la partie Pilotage, Détail de la campagne, vous pouvez ouvrir le bandeau « Totaux » pour avoir une vue très synthétique.

VISIBILITÉ

PAGES DE COLLECTE
  • Je vois le nombre de pages de collecte sur mon tableau de bord. Comment puis-je connaître le détail des pages ?
    • Nous savons que la liste des pages vous manque un peu, c’est une fonctionnalité qui n’existe pas encore. En attendant, le seul moyen est de faire un export CSV des contrats. Et dans le CSV vous trouverez une colonne « Nombre de pages de collecte »
    • Pour la liste détaillée, vous pouvez nous le demander de temps en temps … mais pas trop souvent 😊